Préparez vos données, importez-les dans le système, et gérez budgets, bons de commande, réceptions et paiements — étape par étape.
La plupart des données du cycle Procure-to-Pay sont créées directement dans l'application via le chat. Les fichiers CSV ci-dessous servent de modèles pour l'import et l'export en masse. Téléchargez-les, adaptez-les à vos besoins, et importez-les pour démarrer rapidement.
Fichiers CSV avec des données fictives réalistes — prêts à importer ou adapter
Télécharger les CSV d'exemple (ZIP)Vos enveloppes budgétaires par période, catégorie et centre de coût. Une ligne par ligne budgétaire avec montants alloués, engagés et consommés.
| Colonne | Description | Exemple |
|---|---|---|
| nom | Nom du budget | Budget Informatique 2026 |
| annee_fiscale | Année fiscale | 2026 |
| periode | Période budgétaire | Q1 2026 |
| type_perimetre | Type de périmètre | department |
| valeur_perimetre | Valeur du périmètre | Direction Informatique |
| categorie_n1 | Catégorie principale | Informatique |
| departement | Département | Direction Informatique |
| centre_cout | Centre de coût | CC-IT-001 |
| montant_alloue | Montant alloué | 500000 |
| montant_engage | Montant engagé | 320000 |
| montant_consomme | Montant consommé | 180000 |
| devise | Code devise | EUR |
| responsable | Responsable du budget | Marc Dubois |
| statut | Statut du budget | active |
| seuil_alerte_pct | Seuil d'alerte (pourcentage) | 80 |
| seuil_blocage_pct | Seuil de blocage (pourcentage) | 100 |
| notes | Notes | Révision prévue en mars |
Les demandes d'achat émises par les équipes. Une ligne par ligne de demande avec article, quantité, prix et budget associé.
| Colonne | Description | Exemple |
|---|---|---|
| numero_da | Numéro de demande d'achat | PR-2026-0001 |
| objet | Objet de la demande | Équipement bureautique équipe marketing |
| demandeur_nom | Nom du demandeur | Sophie Laurent |
| departement | Département | Marketing |
| centre_cout | Centre de coût | CC-MKT-002 |
| categorie_n1 | Catégorie principale | Informatique |
| categorie_n2 | Catégorie secondaire | Ordinateurs portables |
| urgence | Niveau d'urgence | normal |
| date_besoin | Date de besoin (AAAA-MM-JJ) | 2026-02-15 |
| description_ligne | Description de la ligne | Ordinateur portable 14 pouces |
| quantite_ligne | Quantité | 5 |
| unite_ligne | Unité | unité |
| prix_unitaire_ligne | Prix unitaire | 1200 |
| devise | Code devise | EUR |
| taux_tva | Taux de TVA (pourcentage) | 20 |
| budget_nom | Budget associé | Budget Informatique 2026 |
| fournisseur_suggere | Fournisseur suggéré | TECHNO DISTRIBUTION |
| statut | Statut de la demande | pending_approval |
| notes | Notes | Préférer écran 16 Go RAM |
Les bons de commande émis auprès des fournisseurs. Une ligne par ligne de commande avec article, quantité, prix et conditions de livraison.
| Colonne | Description | Exemple |
|---|---|---|
| numero_bc | Numéro de bon de commande | PO-2026-0001 |
| numero_da | Demande d'achat associée | PR-2026-0001 |
| nom_fournisseur | Nom du fournisseur | TECHNO DISTRIBUTION |
| description_ligne | Description de la ligne | Ordinateur portable 14 pouces |
| quantite_ligne | Quantité commandée | 5 |
| unite_ligne | Unité | unité |
| prix_unitaire_ligne | Prix unitaire | 1200 |
| devise | Code devise | EUR |
| taux_tva | Taux de TVA (pourcentage) | 20 |
| date_livraison_prevue | Date de livraison prévue (AAAA-MM-JJ) | 2026-02-10 |
| adresse_livraison | Adresse de livraison | 12 Rue de la Paix, 75002 Paris |
| conditions_paiement | Conditions de paiement | 30 jours net |
| incoterm | Conditions de livraison (Incoterm) | DAP |
| statut | Statut du bon de commande | sent |
| acheteur_nom | Nom de l'acheteur | Julien Moreau |
| notes | Notes | Confirmation orale reçue |
Les réceptions de marchandises confirmées. Une ligne par ligne réceptionnée avec quantité reçue et condition.
| Colonne | Description | Exemple |
|---|---|---|
| numero_bc | Bon de commande associé | PO-2026-0001 |
| date_reception | Date de réception (AAAA-MM-JJ) | 2026-02-09 |
| receptionnaire | Nom du réceptionnaire | Karim Benali |
| description_ligne | Description de la ligne | Ordinateur portable 14 pouces |
| quantite_recue | Quantité reçue | 5 |
| quantite_commandee | Quantité commandée | 5 |
| unite_ligne | Unité | unité |
| etat | État à la réception | good |
| notes | Notes | Emballage intact |
Les paiements effectués ou planifiés. Une ligne par paiement avec facture, montant, méthode et statut.
| Colonne | Description | Exemple |
|---|---|---|
| numero_bc | Bon de commande associé | PO-2026-0001 |
| nom_fournisseur | Nom du fournisseur | TECHNO DISTRIBUTION |
| facture_ref | Référence facture | INV-2026-0042 |
| date_facture | Date de facture (AAAA-MM-JJ) | 2026-02-09 |
| montant | Montant payé | 7200 |
| devise | Code devise | EUR |
| methode | Méthode de paiement | virement |
| reference_bancaire | Référence bancaire | VIR-2026-0098 |
| compte_bancaire | Compte bancaire | FR76 1234 5678 9012 |
| date_planifiee | Date de paiement planifiée (AAAA-MM-JJ) | 2026-03-11 |
| date_execution | Date d'exécution (AAAA-MM-JJ) | 2026-03-11 |
| statut | Statut du paiement | executed |
| approuve_par | Nom de l'approbateur | Nadia Cherif |
| notes | Notes | Paiement dans les délais |
Une fois vos fichiers CSV prêts, l'importation prend quelques secondes. Le système valide chaque fichier et vous montre exactement ce qui sera importé.
Lancez l'application Procure-to-Pay. Vous verrez une interface de chat — c'est votre centre de commande.
Cliquez sur le bouton + pour attacher un fichier CSV, ou glissez-déposez-le dans le chat.
Décrivez ce que vous voulez en langage naturel :
Le système vérifie automatiquement vos données et vous montre :
• Le nombre de lignes détectées et prêtes à importer
• Le score de qualité des données (pourcentage)
• Les erreurs ou avertissements (colonnes manquantes, dates invalides, budgets inconnus)
• Un aperçu des premières lignes
Une fois satisfait des résultats de validation, confirmez l'import. Vos données sont maintenant disponibles pour le suivi des budgets, les approbations, les commandes et les paiements.
Une fois vos données importées, voici ce que votre équipe peut faire chaque jour — simplement en demandant en langage naturel.
Définissez de nouvelles enveloppes budgétaires par catégorie, département et période, avec seuils d'alerte.
Résultat : Une ligne budgétaire créée avec montants alloué, engagé et consommé, responsable et seuils de surveillance.
📊 Tableau de bord : Tableau de bord → Onglet Budgets → bouton '+' → remplir nom, période, alloué, seuil d'alerte, blocage → Enregistrer
Émettez des demandes d'achat à partir d'un besoin exprimé en langage naturel, avec rattachement budgétaire automatique.
Résultat : Une demande d'achat structurée avec lignes, quantités, prix, TVA, budget et fournisseur suggéré — prête pour approbation.
📊 Tableau de bord : Tableau de bord → Onglet Demandes d'achat → bouton '+' → remplir demandeur, département, catégorie, lignes, fournisseur suggéré, urgence, date de besoin → Enregistrer
Faites circuler les demandes d'achat selon vos règles d'approbation, avec contrôle budgétaire automatique.
Résultat : Une liste des demandes en attente avec montant, budget restant et impact sur l'enveloppe — vous pouvez approuver ou refuser directement.
📊 Tableau de bord : Tableau de bord → Onglet Approbations → sous-onglet 'Ma file' → approuver, refuser ou réaffecter les étapes
Transformez une demande approuvée en bon de commande adressé au fournisseur, avec conditions de livraison et de paiement.
Résultat : Un bon de commande complet avec lignes, prix, TVA, date de livraison, Incoterm et conditions de paiement — prêt à envoyer.
📊 Tableau de bord : Tableau de bord → Onglet Bons de commande → convertir la demande en BC → vérifier → bouton 'Émettre'
Confirmez la réception des marchandises avec quantités reçues et état, pour déclencher le rapprochement.
Résultat : Une réception enregistrée avec quantités reçues vs commandées, réceptionnaire et notes — liée au bon de commande.
📊 Tableau de bord : Tableau de bord → Onglet Réceptions → bouton '+' → sélectionner le BC → saisir les quantités ligne par ligne → Enregistrer
Vérifiez automatiquement la cohérence entre bon de commande, réception et facture avant tout paiement.
Résultat : Un rapport de rapprochement comparant quantités, prix et montants entre commande, réception et facture — avec écarts signalés.
📊 Tableau de bord : Tableau de bord → Onglet Bons de commande → sélectionner le BC → bouton 'Rapprochement' → voir comparaison BC vs réception vs facture
Planifiez les paiements selon les conditions fournisseurs, avec validation et traçabilité bancaire.
Résultat : Un paiement planifié avec date, méthode, compte bancaire et approbateur — suivi jusqu'à l'exécution.
📊 Tableau de bord : Tableau de bord → Onglet Paiements → bouton '+' → sélectionner BC/facture → saisir montant, date, banque → 'Planifier'
Surveillez en temps réel les montants alloués, engagés et consommés par budget, avec alertes de dépassement.
Résultat : Un tableau de bord budgétaire avec taux de consommation, montants engagés et consommés, et alertes de seuil.
📊 Tableau de bord : Tableau de bord → Onglet Budgets → chaque budget affiche alloué, engagé, consommé, disponible, % avec jauge visuelle
Exportez l'historique complet du cycle achats-paiements pour les audits et revues de direction.
Résultat : Un rapport PDF formaté avec demandes, commandes, réceptions, paiements et traçabilité budgétaire — prêt pour audit.
📊 Tableau de bord : Tableau de bord → n'importe quel onglet → bouton d'export PDF ou CSV
Détectez les écarts de réception tôt, réagissez aux alertes budgétaires et identifiez les bons de commande stagnants avant qu'ils ne deviennent problématiques.
Signalez les articles manquants, endommagés ou erronés dès la réception — le système met à jour automatiquement le statut du rapprochement 3 voies.
Résultat : L'écart est enregistré avec détails (manquant, endommagé, mauvais article), le fournisseur est signalé, et le statut du matching 3 voies est mis à jour.
📊 Tableau de bord : Tableau de bord → Onglet Réceptions → trouver la réception → bouton 'Signaler un écart' → décrire le problème
Recevez des alertes budgétaires codées par couleur avant d'atteindre le blocage dur, pour agir à temps.
Résultat : Un rapport budgétaire codé par couleur : rouge (critique, 100%+), orange (alerte, 80%+), vert (ok). Chacun avec alloué, engagé, consommé, disponible et % utilisé.
📊 Tableau de bord : Tableau de bord → Onglet Vue d'ensemble → alertes en haut avec codes couleur. Tableau de bord → Onglet Budgets → jauge visuelle par budget avec seuils d'alerte et d'arrêt dur
Trouvez les bons de commande émis mais jamais reçus — avant qu'ils ne bloquent votre budget.
Résultat : Une liste de BC anciens avec jours depuis l'émission, fournisseur, montant et statut — prêts pour relance ou annulation.
📊 Tableau de bord : Tableau de bord → Onglet Bons de commande → filtrer par statut 'émis' et trier par date
Configurez les workflows d'approbation, gérez les rôles et permissions avec séparation des tâches, et maintenez une piste d'audit complète.
Concevez des workflows d'approbation multi-étapes avec conditions par montant, catégorie et devise — avec SLA et rôles d'escalade.
Résultat : Un workflow avec étapes ordonnées, SLA en heures, type d'étape (séquentiel/parallèle/un seul suffit) et rôle d'escalade. Conditions par montant, catégorie et devise.
📊 Tableau de bord : Tableau de bord → Onglet Approbations → sous-onglet Workflows → bouton 'Designer' → définir étapes, rôles, SLA, conditions → Enregistrer
Créez des rôles avec permissions spécifiques. Les boutons sans permission sont grisés. La séparation des tâches est appliquée automatiquement.
Résultat : Un rôle avec permissions spécifiques. Les boutons sans permission sont grisés avec une infobulle expliquant la permission manquante. Séparation des tâches appliquée (le trésorier ne peut pas valider de commandes, l'acheteur ne peut pas confirmer de paiements).
📊 Tableau de bord : Tableau de bord → Onglet Pilotage → sous-onglet Rôles & RBAC → tableau des rôles, carte 'Mes permissions effectives', boutons Créer/Assigner/Révoquer
Suivez chaque action sur n'importe quelle entité avec un journal immuable et chronologique — exportable pour les auditeurs externes.
Résultat : Un journal chronologique et immuable : création, émission, modifications, réception partielle, confirmation de paiement — avec utilisateur et horodatage. Exportable en CSV pour les auditeurs externes.
📊 Tableau de bord : Tableau de bord → Onglet Pilotage → bouton Journal des actions → filtres par agent, type, utilisateur, recherche → export CSV
Restez informé avec des alertes en temps réel et obtenez une photo instantanée de toute votre activité P2P.
La cloche de notifications agrège tous les événements critiques : blocage budgétaire, SLA dépassé, écarts de réception, confirmation de paiement et émission de BC.
Résultat : Une liste groupée par type : critique (budget bloquant), haute (SLA dépassé, escalade), moyenne (écart de réception), succès (paiement confirmé), info (BC émis).
📊 Tableau de bord : Cliquer la cloche en haut → liste des notifications → cliquer pour naviguer → 'Tout marquer comme lu'
Votre page d'accueil — une photo instantanée de toute votre activité Procure-to-Pay en un seul endroit.
Résultat : Compteurs (budgets actifs, DA en cours, BC émis, paiements à régler), alertes prioritaires (budget bloquant, SLA dépassé, écart de réception), file d'approbation, paiements à échéance cette semaine.
📊 Tableau de bord : Tableau de bord → Onglet Vue d'ensemble — votre page d'accueil avec une photo instantanée de toute votre activité P2P
Indiquez toujours le nom du budget dans vos demandes d'achat. Le système vérifie automatiquement la disponibilité et déclenche des alertes en cas de dépassement de seuil.
Utilisez toujours le format AAAA-MM-JJ pour les dates. Cela évite toute ambiguïté entre les formats régionaux.
Si vous avez des milliers de lignes, commencez par importer un petit échantillon (50-100 lignes) pour valider la structure. Importez ensuite le fichier complet.
Après toute analyse, vous pouvez poser des questions de suivi comme « Montre-moi les détails de cette commande » ou « Quel est le solde budgétaire restant ? »
Chaque analyse peut être exportée en PDF ou CSV. Utilisez ceci pour préparer les pistes d'audit, rapports de direction et présentations aux parties prenantes.
Lancez l'application et importez vos données, ou demandez une démo personnalisée.